Ha nyaralni megy, mindent kötve és jól meg kell kötnie. Ha általában e-mailben kommunikál ügyfeleivel, munkatársaival és munkatársaival , akkor aktiválnia kell az úgynevezett automatikus válaszüzeneteket, hogy értesítse őket arról, hogy pihenőidőt élvez, és hogy visszatéréséig nem tud majd válaszolni nekik kérésük kezelésére. . Néhány napja elmondtuk, hogyan aktiválhatja az automatikus választ a Gmailben . Az Outlook használata esetén azonban más eljárást kell követnie. Beállítása csak néhány percet vesz igénybe. Látni fogja , hogy nagyon egyszerű, ha betartja ezeket a tippeket:
1) Az Outlook 2010 használata esetén csak meg kell nyitnia a programot, és kattintson a Fájl menü > Információ> Automatikus válaszok parancsára .
2) Kattintson az Automatikus válaszok gombra, és válassza az Automatikus válaszok küldése lehetőséget . A beállító menü gyorsan aktiválódik. Egyfajta asszisztens, amelybe beírhatja az elküldendő üzenetet a kapcsolattartóknak.
3) Először természetesen ki kell választania, hogy meddig szeretné elküldeni a választ az irodán kívülről azoknak az embereknek, akik kapcsolatba lépnek Önnel. Akkor válasszon egy dátumot tartományban , például attól a naptól kezdve lehet nyaralni, amíg ugyanazon a napon visszatér. Ha nem jelzi a befejezés dátumát , akkor kézzel kell deaktiválnia az üzenetek küldését, vissza kell lépnie a lépésekre és módosítania kell a beállításokat.
4) Most megírhatja az üzenetét. A menü alján talál egy fehér négyzetet , ahová fel kell venni a szöveget, ha a betűtípus, a méret és a színek szerkesztésével, valamint egy hivatkozás megadásával szeretné átirányítani a feladóit egy adott webhelyre.
Ezen a ponton el kell mondanunk, hogy kétféle üzenetet konfigurálhat . Az egyik azok számára, akik a szervezetén belül vannak (ha azt akarja jelezni, hogy távol van, bár valószínűleg már tudják), a másik pedig a kint tartózkodóknak, olyan embereknek, akiknek nem kell tudniuk, hogy szabadságon vagytok, Kivéve, ha személyesen értesítette őket.
5) Végül lehetősége van szabályok létrehozására is, hogy az automatikus válaszrendszer a lehető leghatékonyabb legyen, és ne váljon géppé az üzenetek mindenkinek való bombázására. Egyes konfigurálható opciók lehetővé teszik a bejövő üzenet továbbítását egy másik munkatársnak, aki válaszolhat vagy megoldhatja az ügyet az Ön számára, továbbíthatja az üzenetet egy másik Gmail vagy Hotmail fiókhoz , hogy privát fiókjainkon keresztül ellenőrizhessük, törölhessük. bizonyos küldők üzeneteit, vagy mappákba rendezheti az üzeneteket, hogy amikor visszatérünk a munkába, ne találjuk magunkat abszolút kaotikus postaládában.
E szabályok bármelyikének hozzáadásához (tucatnyi lehetőség van az üzenetek osztályozására és kezelésére, amíg távol vagyunk) csak a szabály hozzáadása vagy a szabály szerkesztése gombra kell kattintania annak módosításához.
Fotó: Rick Scully és TripShake