A Word szövegszerkesztő az egyik leggyakrabban használt, akár PC, akár Mac számítógépen. Nem mindig tanácsos nyitva hagyni egy dokumentumot, hogy bárki elolvashassa és módosítsa a szöveget. Ennek elkerülése érdekében a felhasználó jelszóval védheti meg . Ez egy nagyon egyszerű és gyors eljárás, amelyet végre lehet hajtani a dokumentum létrehozásakor vagy később. Egy másik lehetőség egy jelszó használata annak megakadályozására, hogy a többi felhasználó módosítsa a dokumentum formátumát ; így több kezen is áteshet anélkül, hogy a megjelenése megváltozna.
Mielőtt nekilátnánk, néhány általános figyelmeztetés. Fontos megjegyezni a jelszót , mert ha elfelejtette, akkor nem lehet helyreállítani. A rendszer nyolc vagy több karakterből álló jelszavakat használ; valójában ajánlott tizennégy karakterből álló kifejezésekkel dolgozni. Célszerű a számokat, a szimbólumokat, valamint a nagy- és kisbetűket egy jelszóba kombinálni. A Microsoft Word 2007-ben a következőképpen védheti meg a dokumentumot jelszóval .
A Word 2007 alkalmazással történő jelszó beállításához először meg kell nyitnia. Másodszor kattintson a kör alakú Microsoft Office gombra , amely a bal felső sarokban található, és kattintson a Mentés másként gombra . Az előugró ablakban válassza az Eszközök , majd az Általános beállítások lehetőséget . Két lehetőség van: Jelszó megnyitása (a dokumentum megnyitásához) és Jelszó írása(a dokumentum módosításainak mentéséhez). A nyitott jelszó a legbiztonságosabb, mert fejlett titkosítást használ. Másrészt az írási jelszó úgy lett kialakítva, hogy együtt tudjon működni a tartalomellenőrökkel a dokumentum előkészítésében; csak azok jogosultak menteni a módosításokat. A felhasználó mindkét jelszót ugyanahhoz a dokumentumhoz rendelheti ; az ideális az, hogy különböznek. Az Ajánlott, csak olvasható jelölőnégyzet bejelölésével megakadályozhatja, hogy a tartalomellenőrök véletlenül módosítsák a fájlt. Ezután kattintson az OK gombra . Ezt követően újra meg kell adnia a jelszavakat a megerősítéshez, majd kattintson az OK gombra . Ezután kattintson a Mentés gombra. Végezetül a rendszer megkérdezi, hogy a felhasználó szeretné-e cserélni a meglévő dokumentumot, és kattintson az Igen gombra .
Másrészt korlátozni lehet a formátumváltozásokat . Ehhez válassza az Ellenőrzés fület, és a Dokumentum védelme csoportban (a tetején jobbra) válassza a Formázás és szerkesztés korlátozása lehetőséget . A feladatablak Formázási korlátozások szakaszában válassza a Dokumentum védelme lehetőséget , és jelölje be a Formázás korlátozása egy stílusválasztáshoz jelölőnégyzetet. Ezután kattintson a Beállítások elemre annak a stílusnak a megadásához, amelyet a többi felhasználó módosíthat vagy alkalmazhat. A Stílusok belsejében meg kell győződni arról, hogy aKorlátozza a formázást egy stílusválasztásra . Ezután aktiválnia kell a jelölőnégyzeteket a dokumentumban engedélyezni kívánt stílusok mellett. A Formátumon belül be kell kapcsolnia a meglévő jelölőnégyzeteket is a kívánt formátumtípusok mellett. Ezután kattintson az OK gombra .
Előfordulhat, hogy megjelenik egy üzenet, amely arra figyelmeztet, hogy a dokumentum nem támogatott formázási típusokat vagy stílusokat tartalmazhat. Ebben az esetben két lehetőség van. Az első az Igen gombra kattint, hogy eltávolítsa a nem támogatott stílusokat és formátumokat. A másik az, hogy a Nem gombra kattintva megtartja őket; Ez azt jelenti, hogy más felhasználók nem fogják tudni használni őket a dokumentum szerkesztésekor.
A következő lépés az, hogy belép az Alkalmazás megkezdése szakaszba , és kattintson az Igen, védelem alkalmazása lehetőségre . A védelem eltávolítását megakadályozó jelszó hozzárendeléséhez írja be az Enter the new password mezőbe , majd erősítse meg.