Az Outlook az egyik legnépszerűbb e-mail eszköz . Évek óta használjuk ezt a programot e-mailjeink kezelésére. Nem meglepő, hogy ez egy hatékony rendszer, számtalan eszközzel felruházva, amelyek sokat segítenek a szervezettségben.
És az, hogy az e-mailünk tálcája mellett az Outlook napirendként is működik, és lehetővé teszi számunkra, hogy bármilyen eseményhez vagy feladathoz riasztásokat konfiguráljunk . Ma 20 gyakorlati Outlook kérdés megválaszolására vállalkoztunk. Reméljük, hasznosnak találja őket.
1. Használhatok billentyűparancsokat?
Természetesen. Ez az egyik legpraktikusabb funkció, amellyel a Microsoft Office csomag összes programja rendelkezik. Ha megtanulja ezeket a billentyűparancsokat, gyorsabban kezelheti leveleit . Leggyakrabban a következőket használják:
- Alt + S : E-mail küldése
- Ctrl + R : Válasz egy e-mailre
- Ctrl + M : E-mailek küldése és fogadása
- Alt + W : Ugrás a következő e-mailre, vagy váltás a heti naptár nézetre
- Alt + R : Válasz mindenkinek, vagy váltson heti munkanaptár nézetre
- Ctrl + G : Nyissa meg az "Ugrás a dátumhoz" négyzetet, és ugorjon a napra, amelyet szeretnénk
2. Lehetséges-e automatikusabban törölni azokat az üzeneteket, amelyek nem érdekelnek?
Igen. És ez egy jó módszer az üzenetek gyorsabb kezelésére. Csak annyit kell tennie, hogy létrehoz egy szabályt. Például, ha érdekel egy adott feladótól származó üzenetek törlése, akkor csak a következőket kell tennie: kattintson az egér jobb gombjával az üzenetre, majd válassza a Szabály létrehozása lehetőséget. Jelölje be a Törlés opciót, és adja meg a feladót . Ha végzett, ne felejtsen el kattintani a Szabály létrehozása vagy az OK gombra.
3. Lehetséges-e egy vagy több aláírást létrehozni az e-mailekhez?
Természetesen. Ez az Outlook egyik legklasszikusabb funkciója. Ha aláírást vagy más aláírást szeretne létrehozni az e-mailjeihez, akkor a következőket kell tennie: új e-mailt kell írnia, új üzenetet kell megnyitnia. A konfigurálásához kattintson az Aláírás gombra : lehetősége van annyit hozzáadni, amennyit csak akar.
Ha hozzá akarja adni az e-mailhez, akkor csak rá kell kattintania, hogy automatikusan beilleszkedjen . Ismételje meg ugyanazt a folyamatot minden aláírásra, amelyet be kell foglalnia.
4. Hogyan spórolhatok időt az üzenet írásakor?
Van egy olyan funkció, amely lehetővé teszi számunkra, hogy bizonyos gyors elemeket illesszünk be a szövegbe. Mondatok vagy töredékek lehetnek, amelyeket gyakran írsz. Ha automatikusan hozzá szeretné adni őket egy e-mailhez, válassza ki a szöveget, majd kattintson a Gyors elemek> Beszúrás elemre . Írjon be egy nevet. Bármikor behelyezheti őket, és nem kell újraírnia.
5. Hogyan lehet képet beilleszteni az e-mailbe?
Ha képet szeretne beilleszteni egy e-mailbe, hogy az a hozzáírt szöveggel együtt megjelenjen, akkor ezt is megkönnyíti. Melléklet hozzáadása helyett kattintson a Beszúrás menü Kép> Kép vagy Clipart menüpontjára . A képet közvetlenül az üzenet törzsébe illesztik be, és tetszés szerint szerkesztheti és átméretezheti.
6. Hogyan lehet hatékonyabb kereséseket végrehajtani?
Lehet, hogy gyakran ugyanazt keresi. Például Marta küld Önnek e-maileket. A keresés hatékonyabbá tétele érdekében beállíthat egy keresési mappát. Hozzon létre egy új keresési mappát , válasszon a különböző alapértelmezett beállítások (konkrét személyek, fontos e-mailek ...) közül, és konfiguráljon egy egyedi keresést.
Az üzenetek gyorsabb megtalálásához használhat szűrőket is. Az E-mail szűrése lehetőségnél kiválaszthatja a Kezdőlap fület, és kiválaszthatja, hogy milyen típusú e-maileket szeretne látni: az olvasatlanokat, válasszon kategóriákat, mellékletekkel vagy a héten kapottakat.
7. Szervezhetem jobban a leveleimet?
Van egy szakasz, amelyből szabályokat hozhat létre. Ez azt jelenti, hogy ha akarja, akkor különböző automatikus műveleteket hajthat végre az e-mailjén. És ez sokkal könnyebbé teszi a dolgát. Egyszerűen kattintson a Szabályok és figyelmeztetések menü gombra .
Az új szabály kiválasztásával konfigurálhatja a figyelembe vett beállítást . Látni fogja, hogy megjelölheti egy adott személy üzeneteit nyomon követés céljából, áthelyezheti az üzeneteket meghatározott mappákba vagy lejátszhat bizonyos hangokat, amikor e-maileket kap valakitől. A lehetőségek nagyon szélesek és teljesen konfigurálhatók.
8. Mi van akkor, ha üzenetet akarok küldeni anélkül, hogy egyetlen címzett is megjelenne?
Ez egy nagyon egyszerű gesztus, de sokan elfelejtik. És ez nagyon gyakran történik. Ha üzeneteket szeretne küldeni a címzettek megjelenítése nélkül, az Outlook programban mindössze annyit kell tennie, hogy a CC helyett az összes címzettet a Titkos másolat mezőbe írja. Így senki sem fogja látni, hogy ki kapta még meg az üzenetet.
9. Be lehet-e ütemezni egy e-mail küldését egy meghatározott időpontban?
Az e-mail ütemezése nagyon egyszerű. A kérdéses üzeneten belül nyissa meg a Késleltetés gombot. Innen kiválaszthatja, hogy mikor szeretné elküldeni az üzenetet, és még sok más lehetőséget. Ily módon az üzenetet a kívánt időben kézbesítheti.
10. Hogyan konfigurálható az automatikus válasz?
Itt a vakáció ideje, ezért be kell állítania a klasszikus automatikus válaszüzeneteket. Nagyon hasznosak arra, hogy figyelmeztessék kapcsolattartóinkat, hogy bizonyos napokon nem leszünk elérhetőek. A beállításához válassza a Fájl> Automatikus válaszok> Automatikus válaszok küldése lehetőséget.
Beállíthat egy meghatározott intervallumot az üzenetek automatikus elküldéséhez. Bár a válaszokat manuálisan is letilthatja. A szervezetemen belül be kell írnia az Önt érdeklő választ és kattintson az OK gombra.
11. Van-e lehetőségem megjegyzések vagy emlékeztetők hozzáadására?
Természetesen már jeleztük, hogy az Outlook nagyon hasznos eszköz az e-mailek kezeléséhez, de asszisztensként is. Felveheti jegyzeteket kattintva a következő Ctrl + Shift + N . Látni fogja, hogy azonnal megjelenik egy, a post-it-hez hasonló jegyzet, amelyet bármilyen térben felakaszthat.
Eleinte sárgás színű, mint a valódi post-its , de a kívánt színnel módosíthatja a hangszínt. Ezután kezelheti ezeket a jegyzeteket, ahogy Önnek megfelel.
12. Készíthetek terjesztési listát?
Igen, nagyon praktikus lehetőség, hogy ne kelljen ugyanazokat a feladókat hozzáadni, mint mindig egy e-mail vagy terjesztési listához. A névtérben válassza ki a kapcsolattartó csoport nevét.
Ezután ki kell választania a különböző tagokat. Megteheti a névjegyzékből. Ezután mentse és zárja be. A terjesztési listája már elkészült, és elküldheti a kívánt közös üzeneteket .
13. Hogyan lehet helyet megtakarítani?
A mindennapi tehetetlenség miatt az üzenetek sokszor felhalmozódnak. A Fájl részben különféle lehetőségek állnak rendelkezésre, amelyeket a Tisztítóeszközök gombra kattintva láthat. Itt található a Postafiók tisztítása, a Törölt elemek ürítése mappa és az Archívum . Rendszeresen használja őket, hogy minden rendben legyen.
14. Használhatom a Gmailt az Outlook programban?
A válasz igen. És jól fog jönni, ha inkább az Outlook programot használja a szervezéshez. Nyissa meg a Gmailt, és kattintson a Beállítások szakaszra. Ezután az Átirányítás és a POP / IMAP levelezés fülön válassza az IMAP engedélyezése lehetőséget. Mentse a módosításokat.
Ezután hozzáférnie kell az e-mailhez, és meg kell adnia a fióknak megfelelő információkat. Az alábbiakban megadhatja a szükséges adatokat. Nyissa meg a Fiókbeállításokat a Fájlban , hogy megadja azokat, és élvezze a Gmail e-mailjét az Outlookban.
15. Hogyan készítsek biztonsági másolatot az e-mailjeimről?
A biztonsági mentések létfontosságúak, ha meg akarjuk őrizni a legfontosabb e-maileket. Különösen, ha munkához használjuk őket. Válassza a Fájl> Megnyitás> Importálás lehetőséget. Válassza a Fájl exportálása lehetőséget. Válassza az Outlook adatfájl (.pst) lehetőséget, majd kattintson a Tovább gombra.
Válassza ki a biztonsági másolatot készíteni kívánt fiókot / mappát, válassza ki a fájl tárolásának helyét, majd kattintson az OK gombra. Jelszóval is védheti.
16. Hogyan készítsünk sablonokat?
Nyisson meg egy új üzenetet, és írja be a kívánt sablont. Olyan szövegnek kell lennie, amelyet gyakran küld, és amelyet ebben az értelemben nem kell megismételnie. Ha végzett, válassza a Fájl> Mentés másként> Mentés másként> Outlook sablon lehetőséget . Írja be a sablon nevét és mentse.
A sablon használatához az Outlookban lépjen a Kezdőlap> Új> Új elemek> További elemek és az Űrlap kiválasztása elemre . Koppintson a Megtekintés> Felhasználói sablonok fájlrendszerben elemre. Látni fogja, hogy megnyílik a sablonok mappa, és meg kell mentenie a legmegfelelőbbet. Válassza a Megnyitás, címzett hozzáadása és küldés lehetőséget.
17. Hogyan lehet a napirendet jobban láthatóvá tenni?
Az Outlook naptár nagyon hasznos, de a hozzáféréshez el kell végeznie a keresést. Érdekes lehetőség ennek a kiegészítőnek a letöltése, amely lehetővé teszi a napirend telepítését a számítógép háttérképeként . Így minden találkozót és feladatot szem előtt tarthat. Outlook On Desktop nevet viseli, és külön kell letölteni.
18. Csoportosíthatom az üzeneteket?
A Gmaillel szoktuk látni az üzeneteket beszélgetések szerint csoportosítva. Nos, szerencsére az Outlookban is megteheti ugyanezt. Az üzenetek csoportosításához lépjen a Nézet fülre, és válassza a Megjelenítés beszélgetésként lehetőséget. Odabent „Rendezheti”, és különböző módokat választhat az e-mailek konfigurálásához.
19. Konfigurálhatok különböző nézeteket?
Természetesen. Az Outlook lehetővé teszi az e-mail beérkező levelek nézeteinek tetszés szerinti konfigurálását. Így eldöntheti, hogy szeretné-e megtekinteni az üzenetek előnézetét, dönthet úgy, hogy nem nyitja meg őket, vagy jobb, bal vagy vízszintes függőleges nézetet választ. A lehetőségek többféle, ezért a munka ritmusához legjobban illeszkedő konfiguráció teszteléséhez a legjobb, ha a Nézet szakaszba lép.
20. Mi van, ha csak a legfontosabb üzenetekről szeretnék értesítéseket kapni?
Ha ketten vagytok, akik napi tucatnyi és tucatnyi üzenetet kapnak, érdekes lehet beállítani egy opciót, hogy csak a legfontosabb üzeneteket fogadják. Lépjen a Fájl> Mail elemre, és lépjen az üzenet érkezése szakaszhoz. Javasoljuk, hogy konfigurálja ezt a szakaszt, hogy csak értesítéseket kapjon arról, ami érdekli. Ugyanakkor lehetősége lesz konfigurálni az asztali riasztások megjelenését.